Gemeinde Frielendorf führt im Bürgerbüro elektronisches Verwaltungssystem ein

Mit der sogenannten emeld21-eAkte hat die Gemeinde Frielendorf einen weiteren Schritt in Richtung hin zum „elektronischen Rathaus“ gemacht. Kürzlich wurde das moderne Verwaltungssystem im Bürgerbüro eingeführt. „Das zeitaufwendige Suchen von Formularen und Dokumenten in der Papierablage und Archiven wird von der emeld21-eAkte abgelöst und gehört damit der Vergangenheit an“, freut sich Frielendorfs Bürgermeister Thorsten Vaupel.

Die Vorteile überzeugen: Es ist beispielsweise nicht nur möglich Passbilder sofort zu digitalisieren, auch Unterschriften für sämtliche Pass- und Personalausweisanträge sowie An-, Ab- und Ummeldungen können über moderne Tablets geleistet und eingelesen werden sowie das Formular – ohne es auszudrucken – in die emeld21-eAkte übernommen werden. Das gilt ebenso für weitere notwendige Unterlagen und andere Dateien. „Für jede Person oder jeden Vorgang kann man jetzt eine elektronische Akte anlegen, in der unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter alle im Fachverfahren „emeld21“ ausgestellten Formulare sowie den gesamten Schriftverkehr ablegen“, erklärt Büroleiter Michael Bühn.

 

Schnelle Informationsverarbeitung

Informationen und Dokumente sind ab sofort am Arbeitsplatz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – direkt aus dem Verfahren heraus – verfügbar. Die Bearbeitungszeit wird dadurch spürbar verkürzt. Sobald Dokumente und Formulare eingescannt sind, können sie mithilfe des Moduls „Bürgermonitor“ bei Bedarf auch für andere Vorgänge genutzt werden.

Man sei die erste Kommune im Altkreis Ziegenhain, welche im Bürgerbüro auf die emeld21-eAkte setze, sagt Bürgermeister Vaupel nicht ohne Stolz: „Durch die wegweisende Technik bleibt unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wesentlich mehr Zeit, um sich um die Belange der Bürgerinnen und Bürger zu kümmern.“

Im Schnitt kommen tagtäglich rund zwanzig Menschen mit den verschiedensten Anliegen in das Bürgerbüro. Dank der emeld21-eAkte brauche man nicht mehr umständlich in Aktenordnern blättern, sagt Mitarbeiterin Kerstin Thomas: „Wir sind begeistert von dem System und die Bürgerinnen und Bürger sind der Technik gegenüber offen und nehmen es sehr gut an.“

 

Nächster Schritt: Digitaler Haushalt

Mit der emeld21-eAkte und dem Bürgermonitor verfügt Frielendorf bereits über den zweiten Baustein des bürgerfreundlichen elektronischen Rathauses. Man habe seit 2016 ein ähnliches System schon im Finanzbereich für die digitale Rechnungsbearbeitung im Einsatz, erklärt Thorsten Vaupel: „Das merken unsere Bürgerinnen und Bürger nicht unmittelbar, aber gerade Firmen nehmen das Angebot sehr gerne wahr.“ Die Möglichkeiten der Digitalisierung seien bei Weitem noch nicht ausgeschöpft, ist der Rathauschef überzeugt: „Als Nächstes steht der digitale Haushalt an.“

In Frielendorf ist das elektronische Rathaus längst keine Fiktion mehr. Kürzlich wurde im Bürgerbüro die sogenannte emeld21-eAkte eingeführt. Bürgermeister Thorsten Vaupel zeigt das Signaturpad, mit dessen Hilfe Unterschriften eingelesen werden können. Im Hintergrund Büroleiter Michael Bühn.

 

 

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Rathauses sind von den Möglichkeiten der E-Akte begeistert und auch die Bürginnen und Bürger nehmen das neue System gut an. Im Bild erklärt Kerstin Thomas, Mitarbeiterin im Bürgerbüro, einem Frielendorfer die Handhabung des Signaturpads.